El 12 de mayo de 2019, España introdujo la obligación de registrar la jornada laboral de todos los trabajadores, mediante el Real Decreto-ley 8/2019. No es una recomendación — es una obligación exigible con sanciones de hasta 225.018 euros para las empresas que incumplan.
Si diriges una empresa en España y no registras las horas de tus empleados, ya estás en riesgo.
Qué dice la ley
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores establece que:
- Las empresas deben garantizar el registro diario de la jornada de cada empleado
- El registro debe incluir la hora de inicio y fin de la jornada
- Los registros deben conservarse durante cuatro años
- Deben estar a disposición de los trabajadores, los representantes legales y la Inspección de Trabajo
La ley se aplica a todas las empresas y todos los empleados, independientemente del sector, tamaño de la empresa o tipo de contrato.
Qué se exige exactamente
El registro de jornada debe documentar, como mínimo:
- Hora de inicio — cuándo comienza el empleado a trabajar cada día
- Hora de fin — cuándo termina el empleado de trabajar cada día
- Registro diario — no cálculos semanales o mensuales, sino una anotación por cada día de trabajo
Aunque la ley no exige un formato específico, el sistema debe ser fiable, no manipulable y accesible para la inspección. Las hojas de cálculo y las hojas de papel son legalmente posibles pero prácticamente arriesgadas — es difícil demostrar que no han sido manipuladas.
El régimen sancionador
La Inspección de Trabajo está facultada para sancionar a las empresas que no cumplan. Las multas se clasifican en tres niveles:
Infracciones leves
- No tener el registro de jornada correctamente organizado
- Errores formales en los registros
- Multas de 751 € a 7.500 €
Infracciones graves
- No registrar la jornada de los trabajadores
- No conservar los registros durante cuatro años
- No ponerlos a disposición de la Inspección
- Multas de 7.501 € a 225.018 €
Cuándo actúa la Inspección
- Inspecciones de oficio (campañas sectoriales)
- Denuncias de empleados o representantes sindicales
- Controles rutinarios tras sanciones anteriores
La tendencia es clara: la Inspección de Trabajo ha intensificado las campañas de control desde la entrada en vigor de la norma.
Por qué las hojas de cálculo no son suficientes
Muchas pequeñas empresas empezaron usando Excel, hojas de Google o formularios en papel para cumplir con el registro de jornada. A corto plazo, funcionó. A medio plazo, aparecen los problemas:
- Manipulación — Los archivos de hoja de cálculo son fáciles de editar retroactivamente. La Inspección puede cuestionar su autenticidad.
- Errores humanos — Olvidar fichar un día, registrar mal la hora, duplicar entradas.
- Falta de automatización — No se pueden calcular automáticamente horas extras, descansos ni alertas de cumplimiento.
- Sin geolocalización — Para equipos móviles o trabajadores a domicilio, no hay forma de verificar dónde se registró la jornada.
- Acceso limitado — No es fácil que empleados, gestores e inspectores accedan a la información cuando la necesitan.
Qué resuelve el control horario digital
Un sistema de control horario digital como EntryGO automatiza el cumplimiento y reduce la carga administrativa:
Registro automático
Los empleados fichan desde su móvil, un terminal o la web. Se registra hora exacta, dispositivo y ubicación (si se configura). No hay que rellenar hojas al final del mes.
Almacenamiento seguro
Los registros se guardan en una base de datos con trazabilidad completa. Cada ficha incluye timestamp, usuario e identificador de dispositivo. No se pueden modificar retroactivamente sin dejar rastro.
Cálculos automáticos
El sistema calcula horas trabajadas, horas extras, descansos y jornada nocturna. Genera alertas cuando se superan los límites legales.
Informes para la Inspección
Los registros se pueden exportar en cualquier momento en formatos que la Inspección acepta. Consultas que con papel llevarían horas se resuelven en segundos.
Gestión de incidencias
Cuando un empleado olvida fichar, el sistema marca la incidencia. El gestor puede revisarla, solicitar justificación y resolverla — todo documentado.
Qué buscar en un sistema de control horario
Si estás evaluando soluciones de control horario, estos son los criterios esenciales:
- Registro por día con hora de inicio y fin (requisito legal)
- Conservación de registros durante al menos 4 años
- Acceso para empleados a sus propios registros
- Acceso para representantes de los trabajadores (si aplica)
- Exportación en formatos estándar para la Inspección
- Alertas automáticas de exceso de horas o ausencia de registro
- Soporte multi-centro si tienes varias ubicaciones
- Facilidad de uso — si el sistema es complicado, los empleados no lo usarán
EntryGO: control horario pensado para España
EntryGO está diseñado específicamente para cumplir con el RD-ley 8/2019. Incluye:
- Fichaje desde móvil, web o terminal
- Registro con timestamp, geolocalización y dispositivo
- Cálculo automático de horas, extras, descansos y jornada nocturna
- Exportación para la Inspección de Trabajo
- Gestión de incidencias con flujo de aprobación
- Multi-empresa y multi-centro
- Panel de control para administradores y gestores
Si necesitas cumplir con el registro de jornada y quieres dejar de usar hojas de cálculo — contacta con nosotros o prueba EntryGO directamente.
Resumen
El control horario no es opcional en España. Desde mayo de 2019, todas las empresas deben registrar la jornada diaria de cada empleado, conservar los registros durante cuatro años y tenerlos disponibles para la inspección. Las sanciones por incumplimiento pueden llegar a 225.018 euros.
Un sistema digital como EntryGO elimina el riesgo de sanciones, reduce la carga administrativa y garantiza que tus registros son fiables y accesibles cuando se necesitan.